堕落不振功业废,勤耕不辍日月新

项目管理案例讨论2

综合 hailen 8℃

【案例背景】

陈某为某系统集成公司项目经理,负责某国有企业信息化项目的建设。

陈某在带领项目成员进行业务需求调研期间,发现客户的某些部门对于需求调研不太配合,时常上级推下级,下级在陈述业务时经常因为工作原因在关键时候被要求离开去完成其他工作,而某些部门对于需求调研只是提供一些日常票据让其进行资料收集,为此陈某非常苦恼。

勉强完成了需求调研后,项目组进入了软件开发阶段,在软件开发过程中,客户经常要求增加某个功能或对某个表进行修改,这些持续不断的变更给软件开发小组带来了巨大的修改压力,软件开发成员甚至提到该项目就感觉没动力。

项目期间由于客户需求变更频繁,陈某采取了锁定需求的办法,即在双方都确认变更后,把变更内容一一列出,双方盖上公司印章生效,然而这样做还是避免不了需求变更,客户的变更列表要求对方遵守承诺,客户却认为这些功能是他们要求的, 如果需要新的变更列表,他们可以重新制作并加盖印章。

陈某对此很无奈。最终在多次反复修改后,项目勉强通过验收。而陈某对于该项目的后期维护仍然感到担忧。

[问题1]请分析案例中沟通管理存在什么问题?

(1) 项目成员和客户的沟通方式单一,对客户的沟通风格不适应
(2) 客户对项目重要性的认识不足
(3) 客户对于自己的业务模式表达不清楚
(4) 项目成员不具备沟通技巧
(5) 项目进入开发之前没有进行过需求评审和确认会议
(6) 项目经理陈某对客户需求变更控制存在问题,和项目团队成员的沟通交流不足
(7) 陈某对项目背景和客户背景认识了解不足
(8) 陈某德需求变更会议没有双方公司的高层管理人员参加

[问题2]如果你是陈某,可以采取哪些措施解决陈某遇到的问题?

(1) 正确认识项目背景和客户背景,了解项目干系人的沟通风格,并更好地和项目干系人进行沟通
(2) 通过沟通使客户认识到项目的重要性和项目需求的重要性
(3) 可以采取多种沟通方式和沟通技巧与客户沟通,以获取对业务模式的正确需求
(4) 对项目成员进行沟通技巧方面的培训和指导,以使其能更好地和客户沟通。
(5) 召开需求评审会议
(6) 让客户认识到变更的影响,如需要延长项目时间、增加项目成本等。
(7) 变更确认会议应有双方高层管理人员参加,并且对于变更进行认可并记录在变更文档中作为法律依据

[问题3]频繁变更需求的危害,以及该如何在项目中避免需求频繁变更?

频繁的需求变更会让项目团队成员精神和身体疲劳,影响其开发效率和任务完成得成就感。同时,频繁的需求变更会影响项目的进度,增加项目的成本,项目中应力求获取正确的需求,清晰化模糊的需求,避免需求频繁变更。

增加有效沟通,增加对项目背景和客户背景的了解,可以在某种程度上避免频繁变更的出现,对于变更应双方达成共识,客户应了解到变更的危害及对项目的影响, 应召开需求评审会议,力求获得正确的需求理解。在必要时召开变更确认会议,记录变更的处理和变更内容,并形成记录使其具有法律效应。

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