堕落不振功业废,勤耕不辍日月新

项目管理案例讨论15—如何去开好一个复盘会议

综合 hailen 32℃

项目复盘会,可以说是项目团队有意识地向过去的行为经验学习的过程。在项目或里程碑完结之后,项目经理会组织召集项目成员,一起回顾一下。

但是,现实情况经常是,项目一个接一个地做,没时间做复盘;或是为了复盘而复盘,逐渐地流于形式。今天,分享如何做好项目复盘,以及如何通过复盘去培养团队的持续改进能力。

一、复盘会的基调设定

我们都知道复盘很重要,但实际上,在复盘会之前,想清楚我们复盘的目的,设定好复盘的基调,其实更为重要。

要想让参与者真正进入集体反思区,会前就要设定好开放的复盘基调。

首先,我们自己要先进入反思区。在复盘会之前,可以跟部门/团队的负责人或成员,就部门中反复出现的各种问题,进行过多次深度沟通。把问题一层层地剖开来看时,我们就会发现很多问题背后的深层原因。

其次,在会议刚开场,就要展示出自己的开放与坦诚,给复盘会奠定基调:这次复盘不是来挑问题的,而是为了找到问题的根源并改进的。复盘会上,负责人可以先讲自己这一年来的深刻反思,这就带动大家敞开心扉,直面问题。会议结束以后,部门还可以发起一项“整风运动”,从增强用户意识的讲座,到用户调研方法的培训,再到激励与考核制度的挂钩,让复盘会反思的成果,逐渐渗透到了每个人的日常工作中。

二、复盘会的会前准备

在复盘会之前,要去梳理整个版本的历程,包括项目或里程碑的各项数据和信息、目标和达成结果、进度计划、需求变更、质量状况等,这些是客观数据的总结。

其实,复盘会的基调设定,以及会前的准备工作,在开会之前,就很大程度地决定了复盘会的效果,你一定要特别留意。

三、复盘会的简易流程

复盘会的流程,其实并不复杂。这里总结了一套高效的复盘流程:

  1. 现场回顾总结项目 / 里程碑的整体概况,包括目标达成情况、进度计划及变更情况、需求变更情况、质量报告等项目历程记录。
  2. 与会人员用便签纸写下项目过程中做得好的以及做得不好的 3 个点,按照项目的各个环节分类,分别贴在白板上,确保大家的意见能够充分、自由地表达。
  3. 在白板前逐条 review 大家的意见,共同发现问题,并有针对性地展开讨论。
  4. 对大家总结出的好和不好的点,进行集体投票。
  5. 由项目经理整理投票结果,对于做得好的环节,总结经验;对于做得不好的环节,当场讨论出改进方案。

这里展示一次真实的项目复盘会的投票结果

如上图所示,这个项目是第一次引入项目经理。
在这次复盘会上,项目经理的工作得到了一致的认可,包括 Bug Bash 的引入、WBS 工作分解、进度控制等措施,帮助团队快速地完成了从混乱到有序的转变。再来看看待改进项,投票最多的一项是,后台研发与各端的沟通瓶颈,那么很显然,这就是在下个版本一定要去解决掉的问题。

三、复盘会议后的行动

无法促发行动的复盘,说得再好都是空谈!

所以,改进措施一定要落地,重点行动不要太多,一个就够了!如果每次复盘聚焦于改进项中的 Top 1,确保改进措施真正落地,长期坚持下去,就会促进持续的能力提升。

同时,复盘的次数也不要太多,你并不需要每个版本、每个迭代都例行公事地去做一遍,确保每个季度有一到两次里程碑复盘,可以完整地对项目做系统化的梳理,达到真正的落地效果,才是更重要的。

打造团队持续改进能力

其实,项目复盘不只是一次会议,它更应该成为团队持续改进的推动力。那么,怎样才能让一次成功的复盘发展成为复盘文化,激发团队自主地持续精进呢?

实际上,想要让团队进入自发改进的正向循环,你需要更好地激发团队的主人翁意识,让团队成为复盘的主角,而不是你。最重要的是,你不仅要关注事,还要关注人。

举个例子

曾经某部门组织过一次复盘会,取名叫作“研发代表大会”。当时,负责人把部门中所有资深的程序员召集在一起,让他们给平台越来越严重的技术债问题出谋划策。

这次复盘采用了“批奏章”的玩法,各位代表把自己的意见写在纸上,然后围成一个圈,依次传递给左边的同学,每个人把手上的“奏章”批阅完成后,继续往左传。这样一圈转下来,+1 数最多的那份“奏章”,就会被选出成为年度力荐。

最后,这份“奏章”得到了最多的关注和资源,这项建议迅速得到了落实。同时,这样的复盘方式,也让更多的研发同学享受到了“批奏章”的愉悦感,一旦他们发现,自己选出的“奏章”会得到采纳和落地,那么这个“研发代表大会”也就可以真正地自行运转起来,更多人愿意主动参与进来,通过这个平台,发表自己的见解,为整体能力的提升贡献一份力量。

另外,越是困难时期,越是塑造团队能力的大好机会。

在团队遇到重大困难时,也可以及时组织一场复盘会,深度关注和调整成员个人的状态。可以让每个成员画出自己进入这个项目组以后的状态变化曲线,跟大家分享自己的“高光时刻”和“至暗时刻”。在业务低落期,这样的复盘会会成为一个重要的转折点,让团队的力量得到深度聚合。

这些对人的关注,都会让复盘会超越问题解决的层面,在推进事的同时,促使团队自发地推进问题的解决,并把经验内化下来,从而不断提升团队的持续精进能力。

最后用一张图来做个总结:

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