堕落不振功业废,勤耕不辍日月新

项目管理案例讨论41

综合 hailen 22℃

案例分析:提高项目例会的效率

老张是个系统集成公司的经理。他身边的员工始终在抱怨公司的工作氛围不好,沟通不足。

老张非常希望能够通过自己的努力来改善这一状况,因此他要求项目组成员无论如何每周都必须按时参加例会并发言,但对例会具体应该如何进行,老张却不知如何规定。

很快项目组成员就开始抱怨例会目的不明,时间不长,效率太低,缺乏效果等,而且由于在例会上意见相佐,很多组员开始相互争吵,甚至影响到人际关系的融洽。

为此,老张非常苦恼。

【问题 1】针对上述情况,请分析问题产生的问题原因。

【案例分析】
由于员工抱怨工作氛围不好和沟通不足,老张采取了例会制度,期望在例会中加强沟通,解决员工沟通不足的问题,而结果并不如意,由于意见相佐,组员开始争吵,并影响到人际关系。案例中提到了老张不知道如何进行例会,只是简单要求项目成员参加例会发言。中间可以看出老张的例会存在很多问题,之后项目组成员对例会的抱怨也证明了这些问题。

可以看出,老张对沟通管理并不了解,只是直观地感觉到举行例会是一个沟通的方式,多发言能促进沟通,但实际上目的不明的例会并不能解决老张遇到的问题,反而带来了更多的问题。对于一个事件的解决,最好的办法是找到事件发生的原因,针对原因找到解决的办法。

在案例中,对于组员的抱怨,老张并没有使用沟通手段和抱怨的组员进行进一步的交流,未能找到抱怨的原因。如对于员工提出的沟通不足,作为项目经理的老张,应该向员工进一步了解沟通不足的原因,是否由于会议周期太长,办公地点不集中,团队成员互相不了熟悉、不了解,还是其他原因。对于工作氛围不好,也应该深入了解抱怨的原因,从抱怨的员工身上获得足够的信息和建议,通过对信息进行归纳分析整理,找到解决问题的办法。可以提出结论,老张对项目团队成员的沟通需求和沟通风格缺乏分析。这个结论将成为问题 1 的一项解答要点。

例会是常见的沟通方式。但不是所有成员简单地坐在一起说说话就能称为例会,这样的例会只会耽误时间,降低效率。高效的例会有明确的会议目的,需要在会议中解决什么问题、什么分歧,需要哪些人员参加,会议在什么时候举行,在什么地点举行,如何安排会议时间和会议进程等,这些都需要在会前做明确定义,并且会议资料应该事先分发到参会人员手中。一句话,不开没有准备的会。只有明确会议目的,参会人员获得详细的会议资料,并为会议发言做好准备,会议才能高效进行。会议必须有会议主持人,没有主持人的会议将是一盘散沙,会议主持人负责主持和引导会议的进行,活跃会议气氛,让会议按照预定的流程和目的走,避免在会议上带入在多和议题无关的内容。会议主持人在引导会议的同时,还应该负责会议纪律,当会议偏题时,会议主持人应中止偏题的讨论,让会议回到正题。会议需要有总结,在所有议题讨论完毕后,会议主持人应对会议进行总结,重申会议决策。会议完毕后应有会议记录进行备案,做到有据可依。案例中老张的例会缺乏完整的会议规程,会议目的、议程、职责不清,会议缺乏控制,导致会议效率低下,没有效果。

上面的分析中提到了会议应该有会议记录,而案例中并没有提到老张在会议中有相关会议记录,那么缺少会议记录也是问题产生的可能原因之一,应列入解答要点内。

在会议讨论决策通过后,应把会议结论分发给相关人员,由相关人员按照会议决策执行。同样的,案例中并没有提到,则会后执行也应列入解答要点内。

是否只能通过会议的方式解决沟通问题呢?答案是否定的,除了会议之外,沟通方式多种多样,面对面的会议只是最有效的沟通手段,但不是唯一的沟通手段,老张除了例会之外,还可以采用其他的手段进行沟通,如非正式的会谈,电子邮件,使用即时通信软件,共享的文档或正式的书面文档,都是沟通方式。所以沟通方式单一也是问题产生的原因之一。

案例中还提到了会议中意见相佐,并且发生争执,说明老张没有进行冲突管理。

【参考解答】
(1)缺乏对项目团队成员的沟通需求和沟通风格分析;
(2)会议缺乏完整规程,会议效率低下,缺乏会议效果;
(3)没有相应的会议记录;
(4)对会议结论没有获得执行;
(5)沟通方式单一;
(6)没有进行冲突管理;

【问题 2】针对上述情况,你认为应该怎样提高项目例会的效率。

【案例分析】
问题 2 只要求说明如何提高例会效率。根据上面的分析,很容易就可以回答该问题。

(1)例会必须有目的。即例会必须明确定义要解决什么问题,要做什么事、得出什么结论。
(2)例会必须有议程和时间安排。在会议上可能会有多少议题,对于这些议题的时间估计和时间安排是必须的,如果长时间只讨论一个不能得出结论的议题,可能会使参会人员感觉疲劳,影响会议的进行。所以会议必须对各个主题所需时间进行预计,这也将成为会议时间安排的依据,会议的时间安排包括会议的召开时间和会议的持续时间。
(3)例会必须明确参会人员。会议是为了解决问题达到会议目的的沟通手段,和议题相关的人员必须参加,如果某些重要人员不能到会,那么会议必须改期举行。网络会议、视频会议、电话会议的出现,有效解决了参会人员不能在规定时间到达会议聚集点的问题。会议中需要避免非相关人员进入会议室,在某些时候,和会议不相关的人员进入会议,可能会影响到会议的效率和结论,甚至会把会议带入偏题或影响会议纪律。
(4)例会必须确定会议地点。
(5)会议主持人负责主持和控制会议进行,很多效率低下的会议就是。
(6)指定会议主持人(一般为会议发起人)。
(7)会前须分发会议资料到参会人员。
(8)会议结束后必须有会议记录。
(0)认真执行会议结论。

【参考解答】
(1)明确会议目的;
(2)明确会议议程和时间安排;
(3)明确参会人员;
(4)明确会议地点;
(5)指定会议主持人(一般为会议发起人);
(6)会前须分发会议资料到参会人员;
(7)会议结束后必须有会议记录;
(8)认真执行会议结论;

【问题 3】针对上述情况,你认为除了项目例会之外,老张还可以采取哪些措施来促进有效沟通。

【案例分析&解答】
(1)对项目团队成员进行沟通需求和沟通风格分析;
(2)对不同的沟通需求和沟通风格采用不同的沟通方式;
(3)可以通过电话、电子邮件、即时通信软件和办公自动化软件等工具进行沟通;
(4)可以使用非正式的沟通方式,如非正式面谈等;
(5)对于正式的沟通应形成记录,并落实执行;
(6)可以引入一些标准的沟通模板;
(7)注意冲突管理;

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